Jag bygger automatiseringar. Ett jobb som innebär att man tar bort repetitiva, regelbaserade uppgifter, där jag också ofta möter människor med uppgifter som de vill automatisera men där de känner att förutsättningarna inte finns.

Det kan handla om att information skrivs på papper som fysiskt flyttas runt, kommer in som begäran via manuella mail som alltid ser olika ut, kräver kunskap som inte finns nedskriven eller som ligger omständligt till. Det kan handla om att man tycker att processen är komplicerad för att den är lång, eller grenar ut i för många olika beslut som måste fattas på vägen. Och så ger man upp och säger att den här processen går nog inte att automatisera för att…

Men kravet att effektivisera verksamheten är ständigt närvarande – hur kan vi jobba mer effektivt? Och ett svar är att samma kriterier som möjliggör automatisering i sig självt också innebär en effektivisering. Och har vi gjort förberedelserna, kan vi göra automatiseringen – och effektiviseringen får större effekt.

Hur ska man då tänka?

Skit in – skit ut, börja med inmatningen!

Ett krav för stabil automation är att inmatningsvärdena är tydliga, strukturerade och datorbaserade. Hur kan vi ordna detta?

• Det som idag skrivs på papper, kan det skrivas in på en dator eller mobiltelefon i korrekta fält?
• Det som skrivs manuellt på mail, kan det beställas via ett digitalt formulär?
• Den information som behövs för att utföra uppgiften, kan den bli tillgänglig digitalt?
• Det som ofta skrivs in fel, eller där A kräver B, kan detta valideras i inmatningsformulären så det inte går att spara om det är fel?

På känn eller regelbaserat?

I många uppgifter kommer man sen till steget där ’man kan göra lite olika’. När man gräver lite djupare i detta så finns det dock ofta några regler eller måttstockar att förhålla sig till. Priset på en vara kan inte vara lägre än 30% marginal kanske, eller så kan TB inte vara 80% eller högre, eller så ska betalningsvillkoren vara si och så för att…

Om man tar ett urval av uppgifterna och sorterar ut dessa, kan man nog komma fram till ett antal regler att följa. Kanske hittar man då några specialfall, som man sedan kan undanta från strukturen eller automatiseringen, men om fördelningen är 80/20 mellan uppgifter som kan skötas standardiserat och regelbaserat respektive specialfall så kan det fortfarande bli en enorm effektivisering.

Kan vi minska undantagen?

Nu har vi standardiserat 80 procent av uppgifterna, men 20 procent kommer fortfarande in för manuell hantering. Hur kan vi minska detta?

Det kanske finns fler regler att sätta upp, eller ett större svängrum i de regler som finns. Ibland kanske den där regeln som gör just den här uppgiften till en special, inte alls har någon verklig påverkan och kan tas bort.

Kanske kan man fortfarande automatisera hälften av uppgiften, så att den blir hälften så stor?

Kanske är dessa specialfall inte ens lönsamma för företaget, och borde tackas nej till?

Vad gör vi utan den mänskliga kontrollen?

En farhåga många har när man har automatiserat en uppgift är hur det ska gå utan den mänskliga kontrollen. Tänk om det blir fel!

Gör ett scenario med vad som faktiskt, på riktigt, kan bli fel om automatiseringen misslyckas. Vad blir konsekvenserna? Hur behöver detta hanteras? Är det en katastrof, eller ett mindre bekymmer som behöver rättas upp? Och är detta någonting som kanske redan händer då och då, som vi skyller på den mänskliga faktorn?

Jag tror att ni, liksom många andra, kommer fram till att ett eventuellt misslyckande inte är hela världen, utan något som kan både förhindras och i nödfall avhjälpas utan större konsekvens. Det brukar nämligen vara så.

I mål – effektivt och automatiserat!

Med inmatningsdatan strukturerad och validerad, reglerna standardiserade i ett flödesschema, specialfallen noggrant avvägda och riskanalysen genomförd är införandet av en automation busenkelt. En robot sköter snabbt och enkelt de nu rutinmässiga uppgifterna och lämnar tid för er att arbeta med andra saker – där ni som människor bidrar med mycket mer värde.

Och det är väl så som det ska vara.